TRAMITE DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS

• Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

TRAMITE DE DOCUMENTOS



fundamenta todas las definiciones de archivo y que es, probablemente, el archivo en esencia, está indisolublemente ligado al concepto de "ciclo vital de los documentos" en el sentido que según el punto del ciclo en que se encuentren éstos, puede considerar  que pertenecen o no a la colección documental referida.

En correspondencia con los diferentes estados del ciclo de vida puede hablarse de diferentes colecciones documentales con características diferentes que también son denominadas como diferentes tipos de archivo, aunque todos los documentos provengan de un mismo origen. "Archivo de oficina", "archivo intermedio", "archivo central" o "archivo histórico" son tipos de colecciones que, en rigor, se diferencian únicamente por el estado vital de los documentos que las componen, si bien reciben un trato y un uso muy diferenciados.

TRAMITE Y PRODUCCIÒN DE DOCUMENTOS

Las empresas modernas requieren la produccion de la informacion escrita y en tal circustancia, usted como administrador de la informacion, debe saber como producir textos, aplicando tecnicas de digitacion, reglas gramaticales y de sintaxis, por  lo tanto es indispensable que aplique todas las tecnicas que lo llevaran a lograr tal proposito.

El desarrollo de la comunicacion en el nombre esta dado por el dominio del lenguaje verbal y escrito. La imagen personal y empresarial, queda plasmada en los soportes escritos, por lo que se hace necesario que se produzcan con tecnicas, presicion y calidad.

CLASES DE DOCUMENTOS

 Según su vigencia Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural Según la frecuencia de uso Activos o dinámicos Inactivos o no dinámicos Entre activos están:

• Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de circulación, de tramitación por los canales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.

 • Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.  

• Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor permanente por decisión del respectivo comité de archivo. Elementos de un documento • Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco).

• Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc. • Estructura: son los componentes del documento. Por ejemplo en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma.

• Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.

 Caracteristicas de documentos de archivo:

Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo: • Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especificas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Ej. acuerdos, actas, resoluciones. • Carácter de unicidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples. • Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.